Karin Zingmark: 5 jobba hemma-tips i Coronatider

Jag vaknar fortfarande, varje morgon och tänker att jag drömt en mardröm. Att allt är som vanligt, att vi ska gå upp, äta frukost och gå ut genom dörren. Strax därpå slår det mig – detta är inte en mardröm. Vi befinner oss faktiskt i ett extraordinärt läge som påverkar oss alla på sätt vi aldrig kunnat förutse. Det är som om någon tryckt på Paus-knappen för stora delar av världen samtidigt. Den enda instans i vårt samhälle som har allt annat än paus är sjukvården, som jobbar för högtryck för att försöka rädda liv.

Nu är det dags för alla att hjälpas åt för att minska krisens omfattning på alla sätt vi kan. Många av oss har möjlighet att jobba hemifrån, och de flesta som kan väljer att göra det i syfte att minska risken för spridning av viruset. Men såhär ett par veckor in på tiden i hemmakontoret kanske du, precis som jag, börjar märka av en del effekter som inte känns helt bra. Jobbar du för mycket? Sitter du obekvämt och börjar få ont? Saknar du kollegorna? Eller börjar du tvärtom märka av en dålig stämning i gruppen? Här kommer några tips som jag tror kan vara bra att checka av, för att underlätta för sig själv och för sina kollegor just nu. Vi vet ju inte hur länge denna kris kommer pågå, så det är lika bra att ställa om nu direkt. Saknar du något? Berätta gärna!

5 jobba hemma-tips

1) Behåll dina rutiner 

Gå upp i vanlig tid och gör det du brukar göra när du ska till jobbet såsom att duscha, klä på dig och äta frukost. Kanske kan du också ta en promenad runt kvarteret, för att få lite frisk luft och motion inför dagen. Håll helt enkelt i alla de vanliga rutinerna du har för att få kroppen att ställa in sig på ”kontorstid”. 

2) Hitta en bra arbetsmiljö hemma

Sitter du vid köksbordet? Eller vid en bardisk, om du har? Om du saknar ditt höj- och sänkbara skrivbord kan du testa att använda strykbrädan - alla medel är tillåtna för att säkerställa en bra arbetsmiljö. Tänk på att du får upp datorn (kanske med hjälp av en skokartong på bordet) så att du får skärmen i ögonhöjd, och säkerställ dessutom bra belysning där du sitter.  

3) Sätt upp tydliga mål

Sätt upp tydliga mål för dig själv inklusive ett schema för dagen, så att du vet vad du ska åstadkomma och när. Belöna dig själv med en stunds avkoppling på sociala medier eller annat när du åstadkommer dina mål under dagen, och se till att du avslutar arbetsdagen när du gjort det du ska. Arbets- och privatliv flyter i stor utsträckning ihop nu, och därför blir struktur och tydliga mål extra viktigt. 

4) Rör på dig

Motverka att bli alltför stillasittande genom att schemalägga promenader och/eller avsätt tid för träning. Gör SATS onlinepass, eller någon av alla bra yogapass från Youtube, eller varför inte ladda ner 7 minutes workout? Lägg den tid du sparar på att pendla till och från jobbet på att aktivera dig fysiskt istället, det gör underverk för både humöret och kroppen.

5) Prioritera det sociala 

Det finns en uppsjö av verktyg för att mötas på online, och med videofunktionen påslagen kan vi nästan skapa samma intima känsla som vi har när vi träffas fysiskt. Och det är viktigt - jobbet spelar en otroligt stor social roll i våra liv och den är viktig för vårt välbefinnande. Så hitta sätt att fortsätta träffas!

Gör dagliga incheckningar med kollegorna via Teams/Skype/Google Hangout/Zoom eller annat. Ät lunch tillsammans med videofunktionen på, ta dagliga ”walk and talks” och glöm inte bort 3-fikat. Det kan kännas krystat, men vi får alla energi av andra människor. Och vi kan undvika massor av onödiga missförstånd om vi ses online och pratar med varandra. Prioritera det för ditt och kollegornas välmående!

Utöver dessa mer allmänna tips tror jag att vi behöver extra mycket struktur kring möten och mail just nu. För när vi inte kan ta saker lite spontant vid kaffeapparaten blir det helt enkelt mer möten och mer mail.

För att underlätta för varandra, tänk på följande: 

För onlinemöten

• Se till att ha förutsättningar på plats i form av god uppkoppling, högtalare, kamera och mick, en delad presentation och möjlighet till interaktivitet. Testa detta innan mötet börjar.
• Ha disciplin precis på samma sätt som när ni träffas fysiskt, dvs säkerställ att länk till dagordning och föregående protokoll finns i kallelsen till mötet och kom i tid.
• Använd videofunktionen om möjligt. I det fall den tar för mycket bandbredd får man avstå, men utgå från att ha den på i syfte att efterlikna våra vanliga möten så mycket det går.
• Mötessamordnaren spelar en viktig roll. Säkerställ att alla inkluderas i mötet genom att inledningsvis gå en virtuell runda runt bordet. Ställ frågor och skapa interaktivitet under mötets gång och lyft specifikt in personer som inte själva träder fram. Tänk på att moderera samtalet, sammanfatta diskussioner och summera beslutspunkter under mötets gång.
• Glöm inte att också ha kul på mötet digitalt! Gör vad ni kan för att få det virtuella mötet att kännas så fysiskt som möjligt, exempelvis genom att uppmuntra mellansnack när det passar om vad som händer i helgen, planer för semestern och så vidare såsom vi gör när vi ses fysiskt. 

För mejl

• Ha ett tydligt ämne – gärna med en uppmaning i ämnesraden så att människor snabbt ska kunna se vad som behöver göras. 
• Undvik cc och bcc i onödan, lyft enbart in de människor som verkligen måste ta del av mejlet.
• Skippa långa konversationer och pingpongmatcher – dessa leder bara till frustration. Ibland är det så mycket bättre att ringa.
• Vara lite extra omtänksam.  Ett kortfattat och snabbt ivägskickat mejl kan landa så fel, speciellt i dessa tider när vi alla påverkas av den kris vi går igenom. De flesta av oss är lite extra sköra just nu och den skörheten kan ta sig olika uttryck. Läs igenom ditt mejl en extra gång och säkerställ så att du håller en vänlig, positiv och professionell ton.

Slutligen vill jag uppmuntra alla att se denna tid som en läroresa. Vi kommer sannolikt inte gå tillbaka till det sätt vi samarbetade tidigare, utan får nu en möjlighet att utforska och lära oss hur tekniken kan möjliggöra en mer flexibel syn på arbetslivet. Stort och varmt lycka till i er resa!

Om Karin Zingmark