Flexibilitet – vägen till ett mer produktivt arbete?

Framtiden stavas flexibilitet. Många har idag en frihet i sitt personliga liv, samtidigt som man upplever att jobbet begränsar det. En flexibel arbetsplats kan medföra fantastiska ting. Om det vore upp till dig; hur, var och när skulle du arbeta då?

Låt oss diskutera distansarbete. Tack vare teknologins utveckling med bra kommunikationssystem, VPN-tjänster och ökad användning av molntjänster kan distansarbete enkelt etableras i organisationer idag. Det råder dock delade meningar om huruvida det flexibla arbetssättet för med sig något gott eller ont för arbetsplatsen.

Det finns två läger. I det ena belyses motargument som att de anställda blir omotiverade och lata, medan man i det andra lägret hävdar att det uppmuntrar till produktivitet och gladare medarbetare. Företag som Yahoo, IBM och Facebook förespråkar att arbetet sker inom kontorets väggar. Anledningen? Att samarbetet och effektiviteten ökar. En aning ironiskt kan tyckas med tanke på att deras framtagna tjänster och infrastruktur värnar om att underlätta just distansarbetet.

På den andra sidan hittar vi Mozilla, My Sql och Amazon vars anställda uppmuntras till att arbeta på distans. Och det är de inte ensamma om. Enligt IWG:s senaste rapport – vars resultat baseras på 18 000 yrkesverksamma personer från 96 länder – anser 89 % att flexibelt arbete gynnar företagets utveckling. Samtidigt undersökte den kinesiska resebyrån Ctrips huruvida deras anställda som arbetade på distans var mer produktiva än de som arbetade på kontoret. Svaret blev ja. De som arbetade på distans på reguljär basis ringde 13,5 % fler samtal än de som befann sig på kontoret, vilket motsvarar ungefär en arbetsdag mer i veckan.

Läs också "Karin Zingmark: Tips för att kicka igång tempot när engagemanget tryter!"

Flexibla arbetsplatser är mer attraktiva

Att flexibla arbetsplatser lockar till sig nya och lyckas behålla fler duktiga medarbetare är något som bekräftas av respondenterna i IWG:s rapport. Närmare bestämt av 80 % (en ökning från 64 % år 2016). Tyder detta på att arbetsplatser som erbjuder distansarbete har blivit mer attraktiva än andra? Ja, åtminstone om vi ser till rapportens resultat.

Huruvida distansarbete enbart innebär guld och gröna skogar är tvetydigt. Fördelar med att arbeta på distans är bland annat hög arbetsmoral, ökad arbetsro och fokus, lägre kostnader och minskad pendlingstid. Nackdelarna, å andra sidan, är isolerade medarbetare, överflödig personal, distraherande arbetsmiljö (någon kanske föredrar hushållssysslor framför arbetet) och färre spontana samarbeten.

Kan det vara en mix som gäller? Att nyttja friheten på en rimlig basis?

Se till organisationens behov 

Att låsa organisationen till att erbjuda antingen det ena eller andra kan vara ett misstag. Istället bör organisationens behov och förutsättningar vara centrala och i den mån det går förhålla sig till flytande regler. För att komma fram till ett bra upplägg kan en dialog mellan ledningen och de anställda vara en god idé.

Samtidigt måste det finnas teknik som möjliggör det flexibla arbetssättet. Det finns gott om kommunikationsapplikationer och molntjänster som kan hjälpa företaget att ta flexibiliteten till en ny nivå. 

Få mer frihet på jobbet med enkla knep

Om du önskar ett mer flexibelt arbetssätt finns det vissa saker du som arbetstagare kan göra på egen hand och som du som arbetsgivare kan fundera över i dialogen med dina anställda som önskar mer flexibilitet.

• Välj var du ska arbeta. Oavsett om det är på ett café, bibliotek, hemma eller på arbetsplatsen kan det vara skönt med miljöombyte. Att arbeta hemifrån någon dag i veckan kan nämligen öka produktiviteten. Är du en person som tycker om variation kan du, inför ditt jobbsökande, fokusera på arbetsplatser som erbjuder ett flexibelt arbetssätt.
• Välj när du ska arbeta. Beroende på vad du har för position och vilka arbetsuppgifter den medför kan du försöka välja när du vill arbeta. Är du en morgonmänniska kan det vara att föredra att göra viktiga åtaganden tidigt på morgonen för att sedan sluta tidigare på eftermiddagen. Och vice versa. På så sätt kan du vara produktiv samtliga timmar du arbetar. Även om du har en arbetsdag från 08.00-17.00 kan du dedikera vissa timmar till vissa uppgifter. Exempelvis att du är tillgänglig att kontaktas vid en viss tidpunkt, medan andra tider väljer du att djupdyka i uppgifter i tysthet.
• Välj hur du jobbar. Om din arbetsplats har svårt att erbjuda distansarbete eller när du ska arbeta är det möjligt att få inflytande i hur du ska arbeta istället. Även om dina arbetsuppgifter består av en sak när du väl påbörjar ett nytt jobb ska du inte vara rädd att ta dig an nya och fler uppgifter. Du kan alltid fråga din chef om det är okej att utföra några andra uppgifter någon gång i veckan. Kanske sitter du och analyserar statistik hela dagarna, men skulle gärna skriva en bloggartikel. Fråga!

Summa summarum. Utifrån ovanstående kan vi konstatera att flexibilitet kan gynna företagets utveckling. Man ska dock inte förglömma att det flexibla arbetet är bättre anpassat för vissa arbetsplatser och individer än andra. Det viktiga är att man hittar ett flexibelt arbetssätt som passar ens organisation på bästa sätt.

Källor och vidare läsning

IDG.se, ”Därför är totalförbud mot distansarbete en riktigt dålig idé”.

Forbes, ”Are Remote Workers More Productive Than In-Office Workers?”.

IWG, ”The IWG Flexible Working Survey”. International Workplace Group (IWG) är en organisation i Schweiz som har skapat initiativet ”the workplace revolution” med syfte att hjälpa företag att arbeta mer produktivt.

Trello, ”The Fast Lane To Freedom: Why Flexibility With Where, When, And How You Work Boosts Productivity”.

Ctrip, ”To Raise Productivity, Let More Employees Work from Home”.