Detta är en del i min serie för Bredband2 där jag delar tankar kring framtidens organisation, om hur digitala verktyg kan hjälpas oss att bli mer mänskliga.
E-post suger. Jag vet, ni vet. Jag slår in en öppen dörr. Men jag skulle vilja vara lite mer specifik kring varför och hur vi kan agera annorlunda. Detta inlägg handlar därför inte bara om e-post, utan mer generellt om hur värdelöst det är när den som startar ett samtal måste bjuda in alla som skall vara med i samtalet – vad jag kallar “inbjudningsbaserad” kommunikation.
Varför "inbjudningsbaserad" kommunikation suger:
- De som är med i konversationen måste veta vilka som skall vara med i konversationen.
- De som inte är med i konversationen vet inte om att konversationen pågår (såvida inte någon i konversationen aktivt informerar dem).
- De som kanske hade velat vara med i konversationen kan känna sig exkluderade (och måste senare inkluderas genom en så kallad “förankringsprocess”).
- “De gamla vanliga” tenderar att bli tillagda i mängder av konversationer som egentligen inte berör dem. Alla chefer cc:as bara för säkerhets skull. Ju högre upp i organisationen du är, desto fler bullshit-trådar blir du tillagd i, av rädsla för att trampa dig på tårna genom att inte inkludera dig.
- De som är nya i organisationen (eller som bara inte råkar vara vän med de som är i konversationen) kommer få det svårt att ta reda på vad som pågår, eftersom alla samtal sker i hemliga, osynliga rum.
Ett hemligt, osynligt rum. Det är precis vad en mailtråd är. Möten som pågår i det undanskymda, där ingen förutom de som är i mötet ens får veta att mötet existerar.
Transparens som standard
Alternativet till e-post är inte så enkelt som att bara skaffa en ny app, det kräver ett nytt sätt att arbeta på. Att skifta från e-post förändrar relationer, makt och beslutsfattande genom att öppna och synliggöra dessa hemliga, osynliga rum. Vilka verktyg vi använder förändrar oss som människor. Detta är något du alltid måste ha med dig när du försöker driva igenom digitala förändringar för att inte köra in i både emotionella och formella bergväggar. Det jag föreslår kan få skinnet att krypa hos både bolagsjurister, PR-ansvariga och personalchefer: transparens som standard.
Så, vad betyder det att ha transparens som standard? Här är en enkel regel:
Såvida du inte har ett specifikt skäl för att hålla en konversation hemlig skall den alltid ske i en öppen kanal.
Istället för att gissa vilka som skall bjudas in till varje konversation sorterar vi helt enkelt alla våra samtal efter ämne, i öppna “kanaler”, grupper eller forumtrådar. Alla medarbetare kan lätt se vilka kanaler som existerar och hoppa in i diskussionen. Vem som helst kan också ta initiativet att skapa en ny kanal för att dela upp konversationen.
Kör en morgon check-in på kanalen #checkin. Diskutera innehåll på webbsidan i #webb-innehåll. Har du en fråga relaterad till #kund-sverkersbygg eller kanske #kund-sverkersbygg-budget? Skapa ett konto och bjud in kunden själv till #kund-sverkersbygg-kundkontakt! Behöver du #it-support, eller har du en mer specifik tanke kring #it-google-analytics? Snacka goja och dela memes i #random, bråka om vem som skall ta hand om disken i #kontoret. Varför inte löneförhandla på #hr-löner?
Detta gäller alla i organisationen, ju “högre” upp desto viktigare att du verkligen föregår med gott exempel, även för din egen skull. Ju fler av dina konversationer som du kan ha i öppna kanaler, desto mindre beroende blir alla andra av dig. Tänk, en sådan frigörelse från ledarskapets förtryck!
För att summera: transparens som standard...
- … ökar känslan av delaktighet och samhörighet.
- … distribuerar information och makt, så att organisatoriska flaskhalsar minskar.
- … underlättar för varje medarbetare att kunna ta eget initiativ.
- … avlastar chefer och andra nyckelmedarbetare.
- … gör organisationen mer agil och redo att agera på marknadens förväntningar.
- … ökar innovationstakten och minskar chansen för stora kostsamma felinvesteringar.
- … är helt enkelt obestridligt fantastiskt på alla sätt!
Men tänk om...
Nu kan jag tänka mig att du antingen själv har invändningar, eller direkt vet vilka av dina kollegor som kommer ha invändningar, så jag tänkte försöka ta upp några av dem här...
"Men tänk om privat/hemlig/skadlig information läcker ut?"
Helt rätt, detta är en risk och det kan som sagt finnas specifika skäl för att hålla en konversation hemlig. Allt jag säger är att du måste ha ett sådant. Hemlighetsmakeri måste bli ett aktivt val, inte något som görs av gammal vana. Ett gott riktmått är att 80-90% av all skriven kommunikation mellan medarbetare skall ske i öppna kanaler. Många digitala plattformar erbjuder analysverktyg som kan mäta detta.
"Men hur skall jag veta att alla som borde läsa verkligen läser det jag skrivit?"
Nej, det vet du tyvärr inte helt säkert, men det vet du å andra sidan inte med e-post heller. Samtidigt så antyder frågan att du förutsätter att du vet bäst vem som borde läsa vad. Att kommunicera transparent innebär istället att du litar på dina kollegors förmåga att prioritera sitt eget informationsintag. Att de själva kan ta ansvar för att söka den information de behöver, när de behöver den. Vill du verkligen säkerställa att en viss individ är med i en tråd så kan du alltid “tagga” dem, vilket gör att de får en extra knuff att ta till sig informationen, samtidigt som du fortfarande håller konversationen öppen för andra att deltaga i.
"Men hur vet jag att jag läst allt som är viktigt?"
Återigen, tyvärr, det kommer du inte veta, men å andra sidan så vet du inte heller det när kommunikationen sker i hemliga, osynliga rum. Den stora skillnaden är att informationen blir synlig, vilket ökar ditt eget ansvar att kunna sålla och prioritera. Det fantastiska med transparenta konversationer är dock att även om du missar något, så finns det många andra där som kan plocka upp bollen istället. Det finns dessutom fler som kan upptäcka att just du inte deltagit i en konversation och som kan uppmärksamma dig om den. Men i slutändan kommer missförstånd ske och ibland kommer du att missa något som var viktigt. Förhoppningen är bara att det sker mindre ofta än tidigare.
"Men det är ju sjukt stressigt att hålla reda på alla kanaler!"
Ja, och att byta från e-post till en ny kommunikationsplattform kan lätt skapa känslan av informationsöverflöd och göra att medarbetare känner en ökad stress. Det är viktigt att ha respekt för att all typ av organisationsförändring är en källa till stress, och framför allt förändring som innebär nya sätt att kommunicera. Det är naturligt att känna sig utanför eller otillräcklig i en sådan process. Att kommunicera på nya sätt kräver framför allt en ödmjukhet för mänsklig psykologi, inte kunskap om tekniska plattformar.
Inget av detta är lätt. Den strida ström av information och valmöjligheter som skjuter som en brandslang i ansiktet på oss varje dag ställer krav på oss att faktiskt veta vad vi själva vill. Var och en måste lära sig att förstå hur vi själva skapar värde, för att kunna prioritera i informationsflöden och arbetsuppgifter. Detta är en utveckling som vi måste lära oss att hantera, helt oavsett vilka digitala verktyg vi använder på jobbet. Att leva i detta samhälle kräver att du högaktningsfullt kan skita i att läsa allt. Att känna trygghet i att du själv vet vad som är viktigt… och när du inte gör det så har du mod att erkänna dina brister och kan räkna med att dina kollegor har din rygg.
Min förhoppning är att detta inlägg skapar några nya tankar kring syftet med våra digitala kommunikationsverktyg. Jag har valt att inte prata om någon särskild teknisk plattform, men exempel på verktyg som jag själv använt för att försöka skapa transparens som standard är: Slack, Microsoft Teams, Workplace och Loomio. Det kan också handla om att göra dokument tillgängliga genom plattformar som Google G Suite eller Office 365 (och kanske lägga till principen “Såvida du inte har ett specifikt skäl för att hålla ett dokument låst skall det alltid vara öppet för alla att både läsa och ändra”). Du har säkert en idé om vilket verktyg du vill testa, eller så har någon i ditt team det. Oavsett vad så är det dags att sluta använda e-post för internkommunikation.
Nästa vecka skall jag prata om beslutsfattande, vilket såklart blir nästa naturliga steg. Om alla medarbetare kan läsa och delta i alla konversationer, varför inte låta dem ta vilka beslut de vill också?
Här kan du se klippet om beslutsfattande!
