Misstag sker tyvärr även vid avtalsskrivning. Något som enkelt kan undvikas med lite eftertänksamhet. Vi har därför sammanställt en lista över de fem vanligaste misstag IT-chefer gör när det är dags att signera, så att du kan undvika dem i framtiden.
Signerar avtal trots avsaknad av tid och ork
Att skriva på ett avtal under press och stress kan få förödande konsekvenser. Se därför till att i lugn och ro läsa igenom avtalet så att det överensstämmer med det som avtalats med säljaren. Ett vanligt misstag är att man inte är lika noggrann vid en omförhandling med sin befintliga leverantör. Du bör därför se över avtalet grundligt oavsett om du vill fortsätta få tjänsten levererad av din nuvarande leverantör eller om det är dags för ett byte.
Avtalet överensstämmer inte med det som är uttalat
Ibland kan befintliga och potentiella företagskunder komma överens med säljare om saker som inte står med i avtalet. Det kan vara allt från att man har blivit lovad att kunna uppgradera sin tjänst när man vill under avtalsperioden till att ha möjlighet att flytta sin fakturaperiod. Ett vanligt misstag sker när ett nytt avtal ska ersätta ett befintligt. Om det inte framgår i det nya avtalet att det ersätter ett befintligt avtal riskerar företaget att faktureras för två olika avtal. Därför är det oerhört viktigt att allt du har kommit överens om i mejl och dylikt med säljaren faktiskt står med i avtalet under avtalade tillägg.
Läs också "Är ditt bredbandsavtal äldre än 3 år betalar du säkert för mycket"
Fel person signerar
Ett vanligt misstag vid avtalsskrivning är att personen som signerar inte har rätt mandat att göra det. I vissa fall har anställda utan rätt att teckna i firman signerat avtal. För allas trygghet och för att undvika problem och fördröjning är det viktigt att firmatecknaren signerar. Är du IT-ansvarig är det viktigt att ha fullmakt att kunna signera avtal med din leverantör. I vissa fall kanske en person har rätt att teckna avtal i bolaget, men att det inte står angivet någonstans. Då skickas avtalen tillbaka till företaget och den som har befogenhet att signera får göra om processen. Genom att göra rätt från början kan du såväl spara tid som administrativa kostnader.
Dessutom bör firmatecknaren vara införstådd med vad som avtalats mellan säljare och IT-ansvarig. Det är möjligt att säljaren som man pratat med byter jobb och då är det viktigt att man har underlag för vad som uttalats. Skriv därför ner detta så att firmatecknaren vet vad som ska stå med när hen granskar avtalet, och att detta skrivs med som “Specifika villkor” i avtalet.
Signerar utan att ha bett om en behovsanalys
Tänk noga efter vilka kommunikationslösningar företaget är i behov av. Det finns de som får en lösning beskrivet för sig själv som kanske inte alls är vad företaget egentligen är i behov av. Därför är det viktigt att be säljaren om en behovsanalys. När du tecknar ett avtal är det nämligen av vikt att säljaren är införstådd med vad tjänsten ska användas till, så att företaget verkligen får det som behövs och inte vad ni tror att ni vill ha.
Missar när avtalet löper ut
Sist men inte minst är det enkelt att missa när det befintliga avtalet löper ut. Lägg därför in det i kalendern som en påminnelse. Det bästa läget för att omförhandla är innan det befintliga avtalet förlängs. Man har dessutom möjlighet att eventuellt säga upp sin befintliga tjänst. Oftast förlängs avtalet med 12 månader, tre månader innan det befintliga avtalet går ut. Vill man omförhandla rekommenderar vi att göra det i god tid innan den nionde månaden. Då har man nämligen de bästa förhandlingsmöjligheterna gentemot sin leverantör.
