Vad ska jag som arbetsgivare tänka på när de anställda arbetar hemifrån? Den frågan är högst aktuell nu när nio av tio, som arbetat hemifrån under pandemin vill fortsätta göra det i någon form framöver, enligt rapporten Svenskarna och internet 2020. Med vår lista över fem viktiga saker vid distansarbete går du från kortsiktiga pandemilösningar till långsiktiga och hållbara arbetsmetoder.
Checklista för distansarbetare:
- VPN
- Säkerhetspaket
- Lösenordshanterare
- Interna kommunikationstjänster
- Gemenskap och arbetsmiljö
Åtkomst och säkerhet genom en VPN-tjänst
Vad är en VPN eller en VPN-tunnel? Och varför är det så viktigt för företag att använda?
När du jobbar hemifrån vill du säkert koppla ihop de olika enheterna som används av företagets anställda med företagets eget nätverk. På så vis får de anställda åtkomst till resurser i företagets IT-miljö som skrivare och filer. Med andra ord; VPN-tunneln möjliggör för hemdatorer att “vara på kontoret” virtuellt.
Dessutom erbjuder VPN-tunneln en viktig säkerhetsaspekt. Om de distansarbetande kopplar upp sina datorer mot publika WiFi-nät går informationen som skickas och tas emot genom VPN-tunneln som krypterar datan och minskar risken för bland annat kapningar och avlyssning. Läs om varför just en VPN-tjänst kan vara ljuset i tunnel när du vill säkra företagets anslutningar. Och du, i blogginlägget “Publika WiFi – en riskfylld historia” lär du dig mer om riskerna och hur du bäst skyddar din anslutning med hjälp av VPN.
Säkerhetspaket ökar tryggheten för anställd och arbetsgivare
Oavsett om en anställd kopplar upp sin arbetsdator mot sitt eget WiFi i hemmet, mot ett publikt WiFi på ett kafé eller i kollektivtrafiken så bör datorn ha ett uppdaterat och fullständigt säkerhetspaket. Ställ dig frågan; vad skulle det innebära för företaget om obehöriga får åtkomst till företagets resurser?
När det kommer till säkerhet gäller det att ha ett helhetsperspektiv. Ta vårt säkerhetspaket TRYGG som exempel. Det är uppbyggt för att ge skydd i flera lager med en brandvägg som separerar företagets lokala nätverk från internet och stoppar angripare som försöker ansluta eller skanna av datorn. Ett DNS-skydd som automatiskt blockerar kända skadliga servrar och skyddar alla digitala enheter i företagsnätverket. VPN-tunnlar som vi nämnt tidigare i inlägget. Och sist men inte minst AMP antivirusprogram som upptäcker och blockerar olika typer av skadeprogram innan de hinner skada företagets datorer. Dessa fyra lager ger ett komplett skydd med alla nödvändiga funktioner som krävs för att du och dina anställda ska kunna arbeta tryggt både på och utanför arbetsplatsen. Vi rekommenderar också att alla anställda har samma säkerhetspaket installerat och att det finns rutiner om hur detta ska hållas uppdaterat.
Lösenordshanterare för anställda
Sedan var det det här med lösenord. Du förstår säkert vikten av att det bör finnas rutiner även här. Många använder samma lösenord för flera olika tjänster, appar och hemsidor. Det gör också att när ett lösenord läcker ut kan obehöriga få tillgång till flera av användarens konton och inloggningar. Vi rekommenderar därför att de anställda använder sig av olika lösenord för olika inloggningar, gärna med hjälp av en lösenordshanterare som exempelvis Lastpass. I vår Bli säker-podd hittar du mer information om säkra lösenord och lösenordshanterare.
Kommunikationen inom företaget
Under pandemin har många företag ersatt sina vanliga möten med videomöten, chattappar och andra kommunikationsverktyg som möjliggör hemarbete eller distansarbete. Ungefär 9 av 10 av hemarbetarna har haft videokonferensmöten under pandemin, enligt rapporten Svenskarna och internet 2020. Varav 86 % anser att det har fungerat bra.
Vad är det då som gjort att det fungerat så bra? Jo, genom att använda rätt tjänster för rätt ändamål och genom kunskap om hur dessa verktyg används. Här kommer tre snabba tips på tjänster som underlättar kommunikationen inom företaget:
- Videomötesappar som Zoom, Teams, Skype och Cisco Webex Meetings.
- Chattappar som Signal, Slack och Teams.
- Planeringsverktyg som Monday och Trello.
Se till att alla som ska använda tjänsterna är införstådda med funktionerna och hur verktyget ska användas.
Den viktiga sociala aspekten
Du har säkert hört att de korta men ack så givande kaffepauserna eller luncherna är tillfällen som bra idéer och information flödar. Men nu när en stor del har arbetat och vill fortsätta arbeta hemifrån, behöver vi hitta substitut för dessa sociala utbyten. En viktig aspekt blir helt enkelt att prioritera det sociala genom att exempelvis äta lunch över videochatt, hålla dagliga incheckningar med kollegorna och skapa en bra struktur kring möten och mejl. Tillsammans med gästbloggaren Karin Zingmark har vi samlat dessa och fler nyttiga jobba-hemma-tips för dig att ta del av.
Att inte ses fysiskt kan för många också bli tärande i längden. En möjlig konsekvens av detta skulle kunna leda till att engagemanget börja tryta och arbetstempot minskar. Vad gör en då? En lösning kan vara att bygga relationer digitalt, sätta upp gemensamma mål eller öppna upp för en djupare relation. Mer om hur du gör det och fler användbara tips på hur du kickar igång engagemanget igen hittar du här.
Vi hjälper dig
Vill du veta mer om vilka lösningar som passar just ditt företag? Kontakta oss på Bredband2 så hjälper vi dig.
